حوار مع سارة يونغ: رحلة ربع قرن في صناعة الفخامة الهادئة بعالم التخطيط

تهانينا على مرور 25 عامًا! إذا نظرنا إلى الوراء إلى عامك الأول في العمل، ما هي ”الفجوة“ التي رأيتها في قطاع تنظيم الفعاليات في ذلك الوقت، وكيف لا تزال رؤيتك التأسيسية تؤثر على طريقة عمل شركة سارة يونغ إيفنتس اليوم؟

شكراً لك! عندما بدأت العمل قبل 25 عاماً، لم يكن مفهوم منظم حفلات الزفاف أو المناسبات المحترف موجوداً في مالطا في ذلك الوقت. كان هذا الدور غير مألوف، وغالباً ما كان يتم إساءة فهم الخدمة، ولم يكن هناك سوى القليل من الوعي العالمي لهذه المهنة كما نعرفها اليوم. لذلك، كانت هذه الفجوة تملأ حرفياً فجوة حقيقية لخدمة لم تكن متوفرة بعد. 

بصفتي رائدة في هذا المجال، كان ذلك يعني أن الأبواب كانت مغلقة في أغلب الأحيان بدلاً من أن تكون مفتوحة. لم يكن الناس يدركون أو يفهمون بعد قيمة وجود محترف واحد يشرف على العملية برمتها، من اللوجستيات إلى سير العمل، وتجربة الضيوف، والطوارئ. لم يكن هناك أي مرجع أو نموذج مثبت على أن هذه الخدمة ضرورية.

شكلت تلك التجربة رؤيتي التأسيسية: وجهة نظر واحدة للمسؤولية، رؤية واضحة واحدة، لا افتراضات. لا يزال هذا المبدأ يحدد طريقة عملنا اليوم. نخطط بشكل شامل، ونعمل من البداية إلى النهاية، ونتحمل المسؤولية الكاملة عن كل التفاصيل. نعم، لقد تغيرت الصيحات، لكن المعتقد الأساسي لم يتغير. عندما يعهد إليك شخص ما بمهمة تاريخية، لا يمكن ترك أي شيء للصدفة.

على مدى العقدين ونصف العقد الماضيين، تغير تعريف ”الرفاهية“ من الترف إلى التجربة والتخصيص. ما هو التغيير الأكثر أهمية في توقعات عملائك، وكيف طورت خدمتك لتبقى في صدارة هذه الصيحات؟

التغيير الأكثر أهمية هو أن العملاء لم يعودوا يرغبون في رؤية الفخامة فحسب. بل يريدون أن يشعروا بأنهم مفهومون.

العملاء اليوم على درجة عالية من الوعي والمعرفة العالمية. فهم يقدرون الانسيابية والتقدير والذكاء العاطفي والتنفيذ السلس أكثر بكثير من المبالغة في المظاهر. إنهم يتوقعون الحدس والطمأنينة والحلول قبل ظهور المشاكل.

لقد تطورنا من خلال أن أصبحنا أكثر صرامة وراء الكواليس مع الحفاظ على تجربة هادئة وسهلة من الخارج. 

اليوم، التخصيص لا يقتصر على الجماليات فحسب، بل يشمل التوقيت والتحولات والأجواء وتجربة الضيوف.  البقاء في الصدارة يعني الاستماع بعمق والتخطيط بدقة وتبسيط كل شيء لعملائنا، لا تعقيده.

حققت سلسلة فيديوهاتك على يوتيوب، Flip the Venue، نجاحًا كبيرًا بفضل عرضها للكواليس الخاصة بإعادة تصميم أماكن الفعاليات. ما هو أصعب ”تغيير“ قمت بتوثيقه، وما هو الدرس الأهم الذي تأملين أن يستفيد منه زملاؤك من منظمي الفعاليات أو أصحاب الأماكن من مشاهدة عملك؟

في الحقيقة، أصعب التحديات لا تتعلق أبدًا بالمكان نفسه، بل بالجداول الزمنية الضيقة والقيود التقنية ومتغيرات الطقس وتأخيرات مزودي الخدمات أو التغييرات في اللحظة الأخيرة. هذه العوامل هي التي تختبر عملية التخطيط حقًا، ونادرًا ما تكون مرئية للضيوف. 

ولكن إذا كان عليّ أن أذكر حلقة واحدة على وجه الخصوص، فستكون الحلقة 4 من الموسم 2، حيث تعرضت عملية الإعداد للتأخير منذ البداية، ليس بسبب خطأ من جانبنا، بل بسبب مشاكل في إدارة المكان، مما شكّل تحديًا لنا طوال الوقت، ولكن مهمتنا كانت أن نصنع معجزة، ونغير بعض التصاميم ونجهز كل شيء في اللحظة الأخيرة، حتى تمكنا أخيرًا من إنجاز المهمة في الوقت المحدد!  لم أشاهد هذه الحلقة إلا مرة واحدة أثناء مرحلة التحرير، لأنني أشعر بالقلق الشديد عندما أتذكر الضغط الذي تعرضنا له في ذلك اليوم، ولكننا في النهاية حققنا النجاح بنسبة 100٪.

أحد الأهداف الأساسية للبرنامج هو إظهار عدد ساعات التحضير والتنسيق وحل المشكلات اللازمة حتى يصل العملاء والضيوف ويجدوا كل شيء في مكانه المثالي. ما يبدو سهلاً على ما يبدو هو عادةً نتيجة عمل مكثف وراء الكواليس واتخاذ قرارات سريعة، غالبًا ما تتعامل مع مشكلات يمكن أن تتحول بسهولة إلى كوارث إذا لم يتم التعامل معها بشكل صحيح.

الرسالة الرئيسية التي آمل أن يستخلصها زملائي المخططون ومديرو المرافق هي: النتائج الجميلة تُبنى على التخطيط المنضبط والخبرة، وعلى عدم التوقف عن التعلم أبدًا. 

تزدهر القدرة الإبداعية عندما يكون الهيكل التنظيمي موجودًا، ولا يتحقق التنفيذ الهادئ إلا من خلال الإعداد العميق. عندما تسير الأمور على ما يرام في اليوم المحدد، نادرًا ما يكون ذلك من حسن الحظ. بل هو نتيجة المعرفة والبصيرة والقدرة على الاستجابة تحت الضغط دون إظهار ذلك.

لقد انتقلنا من المخططات الورقية ولوحات المزاج المادية إلى الذكاء الاصطناعي والعروض ثلاثية الأبعاد. كيف توازنين بين اعتماد تقنيات جديدة لتنظيم الفعاليات والتواصل الشخصي الوثيق الذي يتطلبه تنظيم الفعاليات الفاخرة؟

التكنولوجيا هي أداة، وليست بديلاً عن الحكم أو التواصل البشري.

نحن نرحب بالابتكار عندما يضيف الوضوح أو الكفاءة أو الثقة، مثل أنظمة التصور والتخطيط. لكن الفخامة لا تزال إنسانية للغاية. فهي مبنية على الثقة والحدس والعلاقات التي تطورت بمرور الوقت.

يأتي التوازن من استخدام التكنولوجيا لدعم عملية اتخاذ القرار، مع ضمان أن تظل تجربة العميل شخصية وحوارية ومطمئنة. لا ينبغي أبدًا أن تحل التكنولوجيا المتطورة محل اللمسة الإنسانية. بل يجب أن تسمح لنا ببساطة بتقديمها بشكل أفضل.

بعد 25 عامًا من العمل في قمة هذه القطاع في مالطا، ما هو برأيك الجانب الأكثر إساءة فهمًا في تنظيم الفعاليات الفاخرة؟

الجانب الأكثر إساءة فهمه في تخطيط الفعاليات الفاخرة هو أن النتيجة المرئية ليست سوى جزء بسيط من العمل الذي يتطلبه الأمر.

غالبًا ما يُخطئ الناس في اعتبار الفخامة مجرد مسألة جماليات أو حجم، في حين أنها في الواقع تتعلق بالتحضير والحكم والمسؤولية. إنها القدرة على توقع المشاكل قبل وقوعها، واتخاذ قرارات معقدة بهدوء، واستيعاب الضغوط بحيث لا يشعر بها العملاء أبدًا.

ما يراه الضيوف على أنه سلس هو عادةً نتيجة لقرارات لا حصر لها تم اتخاذها مسبقًا، والعديد من القرارات الأخرى التي تم اتخاذها في الوقت الفعلي. كل ذلك تم بهدوء وحذر ومسؤولية مطلقة. 

الرفاهية الحقيقية ليست صاخبة؛ إنها مطمئنة. إنها معرفة أنه إذا حدث خطأ ما، فسيتم التعامل معه دون تصعيد، ودون دراما، ودون أن يصبح مرئيًا.

هذا المستوى من الثقة لا يأتي من الصيحات أو الأدوات. إنه يأتي من الخبرة المكتسبة بمرور الوقت.

بينما تحتفلون بالذكرى الفضية، ما هو الإرث الذي ترغبون في تركه للجيل القادم من منظمي الفعاليات الذين سيدخلون هذا المجال في عام 2026؟ ما هو ”الشيء الكبير“ الذي لا تزالون متحمسين لتحقيقه؟

آمل أن يكون الإرث هو القيادة المهنية حيث يتم الاعتراف بتخطيط الفعاليات كعلم قائم على المسؤولية والتحضير والأخلاق والسمعة طويلة الأمد، وليس فقط الإبداع.

إلى جانب عملي في التخطيط، أصبحت أكثر انخراطًا في إلقاء الكلمات الرئيسية والمناقشات الجماعية في قطاع الفعاليات الدولية. ما يهمني أكثر في هذه الأوساط هو مشاركة الرؤى العملية (المعلومات التي يمكن للمخططين ومزودي الخدمات تطبيقها بشكل حقيقي).

سواء كان الحديث عن العمل مع مختلف الفئات السكانية، أو التسويق لهذه الفئات، أو التواصل، أو القيادة، أو لغة الجسد، فإن تركيزي ينصب دائمًا على رفع المعايير وتشجيع الممارسات المدروسة والمستدامة.

أما بالنسبة لما لا يزال يثير حماسي: فهو التطور. الاستمرار في المساهمة من خلال التوجيه والإرشاد والإعلام والتعليم، مع المساعدة في تشكيل الطريقة التي يُنظر بها إلى قطاعنا محليًا ودوليًا. بعد 25 عامًا، لم يتلاشى شغفي، بل أصبح أكثر عزمًا.